Cómo hacer tu primera factura electrónica siendo recién autónomo en 2026

Factura electrónica vs factura en papel vs VERIFACTU

Antes de empezar, hay que aclarar algo que confunde al 90% de los recién autónomos: "factura electrónica", "factura en PDF" y "VERIFACTU" no son lo mismo.

Estos son los tres conceptos que escucharás mezclados todo el rato:

• Factura en papel o PDF tradicional: la que haces con Excel, Word o una plantilla. Sigue siendo legal en 2026 si cumple los datos obligatorios. Tú la generas, la envías por email, y ya está.
• Factura electrónica propiamente dicha (Facturae): un documento estructurado en XML con firma digital. Es la que se usa para facturar a la Administración Pública. Para autónomos normales, rara vez hace falta.
• Factura emitida con sistema VERIFACTU: factura generada por un software que, en el momento de emitirla, envía automáticamente un registro a la Agencia Tributaria. Es la que será obligatoria a partir de julio de 2027 para autónomos.

¿Tengo que cumplir con VERIFACTU en mi primera factura?

Respuesta corta: no, todavía no. El Consejo de Ministros aprobó el Real Decreto-ley 15/2025, del 2 de diciembre de 2025, que aplaza un año la entrada en vigor del sistema VERIFACTU. Las fechas actualizadas son:

• 1 de enero de 2027 — obligatorio para empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, etc.).
• 1 de julio de 2027 — obligatorio para autónomos y resto de contribuyentes.

Esto significa que si acabas de darte de alta y estás emitiendo tu primera factura en abril de 2026, no estás obligado a usar un sistema VERIFACTU todavía. Tienes unos 14 meses de margen.

Pero (y es un pero grande): tres razones para empezar ya con un software VERIFACTU-ready

1. La Ley Antifraude de 2021 ya está vigente. Prohíbe el software "de doble uso" — programas que permiten manipular registros o llevar contabilidad B. Las sanciones son de hasta 50.000€ para el usuario y 150.000€ para el fabricante del software. Excel no es ilegal, pero si lo usas para modificar facturas ya emitidas, sí lo es.
2. Migrar en julio de 2027 será un caos. Más de 3,4 millones de autónomos tendrán que cambiar de sistema en el mismo trimestre. Las gestorías, los softwares y los tutoriales estarán saturados. Si empiezas ya con un sistema adaptado, en julio de 2027 simplemente sigues trabajando como siempre.
3. La Ley Crea y Crece llega después. La obligación de emitir facturas electrónicas B2B (entre empresas) está en camino y se sumará a VERIFACTU. Un software que ya cumple con VERIFACTU suele estar preparado también para Facturae B2B — te ahorra tener dos herramientas.

Datos obligatorios que debe contener tu factura

Esto lo regula el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Si falta cualquiera de estos datos, tu factura no es válida a efectos fiscales — y a Hacienda no le va a importar si "es tu primera vez".

Lista completa de los 9 campos obligatorios:

Campo	Qué poner
1. Número de factura	Correlativo dentro de una serie. Tu primera factura puede ser "F-2026-0001" o simplemente "1".
2. Fecha de expedición	El día en que emites la factura. Puede coincidir o no con la fecha de la operación.
3. Datos fiscales del emisor (tú)	Nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal completo.
4. Datos fiscales del cliente	Nombre o razón social, NIF (o DNI si es particular) y domicilio fiscal.
5. Descripción de la operación	Qué has vendido o qué servicio has prestado. Sé específico ("Diseño de logotipo para campaña X", no solo "Servicios").
6. Base imponible	Importe neto de la operación, antes de IVA e IRPF.
7. Tipo de IVA y cuota	El tipo aplicado (21%, 10%, 4% o 0%) y el importe resultante.
8. Retención IRPF (si aplica)	El porcentaje (15% o 7% reducido) y la cuota retenida. Solo si facturas a empresa o autónomo y eres profesional.
9. Total a pagar	Base imponible + IVA − IRPF = total final.

Cómo numerar tu primera factura correctamente

Es la pregunta que más nos hacen los recién autónomos: "¿Con qué número empiezo?". Respuesta: con el que quieras, siempre que sea correlativo.

Las 3 reglas de la numeración

1. Correlativa: sin saltos. Si tu última factura es la 7, la siguiente es la 8. No puedes saltar del 7 al 10 porque "es más bonito".
2. Única por serie: puedes tener varias series (por ejemplo "F" para ordinarias y "R" para rectificativas), pero dentro de cada serie la numeración no se repite.
3. Cronológica: la fecha de emisión debe ir en orden ascendente dentro de la serie. La factura 12 no puede tener fecha anterior a la 11.

Tres formatos habituales

• Simple: 1, 2, 3, 4... Funciona, pero cuando llegues a la 500 te volverás loco.
• Con año: 2026-0001, 2026-0002... Te permite reiniciar cada año si quieres.
• Con prefijo de serie: F-2026-0001 (Facturas ordinarias), R-2026-0001 (Rectificativas), A-2026-0001 (Anticipos). Este es el más limpio y el que recomiendan las gestorías.

IVA e IRPF para recién autónomos, explicado

La mayoría de los recién autónomos se atascan aquí. Vamos por partes: IVA primero, IRPF después.

IVA: cuánto aplicar y cuándo

El IVA es un impuesto que tú cobras al cliente y luego le pagas a Hacienda cada trimestre con el modelo 303. No es tu dinero, es un "préstamo" que recaudas para el Estado.

Los tipos en España:

• 21% (general) — aplica por defecto a casi cualquier servicio y la mayoría de productos.
• 10% (reducido) — hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva, espectáculos en directo, entre otros.
• 4% (superreducido) — pan, leche, huevos, fruta, verdura, libros, medicamentos.
• 0% o exento — algunas actividades están exentas: sanidad privada, enseñanza reglada, seguros, operaciones financieras. En esos casos no facturas IVA, pero tampoco puedes deducir el IVA de tus gastos.

IRPF: cuándo retenerlo y cuánto

El IRPF es un adelanto de tu propio impuesto sobre la renta que tu cliente (si es empresa o autónomo) retiene y paga directamente a Hacienda en tu nombre. A final de año, cuando hagas tu declaración, ese dinero ya está "depositado".

Reglas básicas para recién autónomos:

• Solo aplica IRPF si eres profesional (epígrafes de las secciones 2ª y 3ª del IAE: abogados, arquitectos, diseñadores, consultores, traductores, fisioterapeutas, fotógrafos, etc.). Los autónomos empresariales (sección 1ª: comercio, construcción, hostelería) no retienen IRPF en sus facturas.
• Tipo general: 15%.
• Tipo reducido: 7% durante el año en que te diste de alta y los dos años naturales siguientes. Si te diste de alta en abril 2026, puedes aplicar el 7% en 2026, 2027 y 2028.
• No aplicas IRPF si facturas a particulares. El particular no es "retenedor" a efectos fiscales.

Paso a paso: emite tu primera factura en 10 minutos

1. Prepara tus datos fiscales

   Ten a mano tu nombre completo, NIF, domicilio fiscal (el que declaraste en el modelo 036/037) y tu epígrafe IAE. Si no recuerdas el epígrafe, entra en la Sede Electrónica de la AEAT con certificado digital y míralo en "Mis datos censales".

2. Pide al cliente sus datos fiscales completos

   No basta con "Empresa X": necesitas razón social exacta (como aparece en el registro mercantil), NIF/CIF y domicilio fiscal. Si es un particular, nombre completo, DNI y dirección. Si es cliente europeo con IVA intracomunitario, también su NIF-IVA (VIES).

3. Asigna el número y la fecha

   Tu primera factura lleva el número 1 (o el formato F-2026-0001, como prefieras). Fecha: el día en que la emites. Regla de oro: nunca antedates facturas para "colocarlas" en un trimestre anterior. Es ilegal y Hacienda lo detecta cruzando bases de datos.

4. Describe el servicio o producto con detalle

   No escribas "Servicios profesionales" a secas. Escribe qué hiciste, cuándo, y cuánto cobras por ello. Ejemplo: "Diseño y maquetación de identidad corporativa para proyecto Nombre-Cliente, entregado el 15/04/2026". Cuanto más claro, menos problemas con el cliente y con Hacienda si algún día te miran la factura.

5. Calcula IVA e IRPF

   Parte de la base imponible (el importe neto). Multiplica por el IVA que te toque. Si facturas a empresa y eres profesional, réstale el IRPF. El resultado es el total que paga el cliente.

   Si usas un software de facturación, esto se calcula solo. Si lo haces en Excel, revisa cada fórmula dos veces — es el error más frecuente del recién autónomo.

6. Genera el PDF y envíalo al cliente

   Por email o WhatsApp. Asegúrate de que el PDF no sea editable (no mandes el Word o el Excel en sí). Guarda una copia en una carpeta ordenada por año/trimestre — tienes obligación legal de conservarla 4 años.

7. Apunta la factura en tu libro de registro

   Todo autónomo está obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas. Puede ser un Excel, pero recuerda: llegado julio 2027, tendrá que ser VERIFACTU. Como mínimo, debe contener número, fecha, cliente, base imponible, IVA e IRPF de cada factura.

Ejemplo real de primera factura de recién autónomo

Vamos a verlo con un caso concreto: María, recién autónoma traductora, factura su primer encargo a una agencia de comunicación. Traducción de un informe de 5.000 palabras, tarifa de 0,10€/palabra, total neto 500€.

María aplica IRPF al 7% (no al 15%) porque se dio de alta en 2026 — tiene derecho al tipo reducido durante tres años. Si el cliente fuera un particular, no aplicaría IRPF: el total sería 605€ (500 + IVA).

Errores típicos en la primera factura (y cómo evitarlos)

¿Excel, app gratuita de la AEAT, o software de pago?

En 2026 tienes tres caminos para emitir tus facturas. Cada uno tiene su momento. Vamos a ser honestos con cada opción:

Opción 1 — Excel o Word (gratis, ya caduca)

Funciona en 2026. A partir de julio de 2027 ya no será legal si facturas con un programa informático (hay excepción para facturación en papel o talonario). Además, incluso en 2026, la Ley Antifraude prohíbe usar Excel para modificar facturas ya emitidas.

Recomendado solo si vas a emitir 2 o 3 facturas al año y no piensas crecer.

Opción 2 — App gratuita de la AEAT

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación oficial y gratuita para emitir facturas con VERIFACTU. Es una opción legítima, sobre todo si facturas muy poco.

Limitaciones conocidas:

• Interfaz minimalista pensada para funcionalidades básicas.
• No permite diseñar tu factura con logo ni personalizarla.
• Cada factura emitida se envía obligatoriamente a la AEAT — no hay modo "manual".
• No tiene clientes guardados, ni presupuestos, ni albaranes, ni integración con gestor.

Es una opción válida si tu volumen es muy bajo y no te importa la presentación.

Opción 3 — Software de facturación dedicado

Ya hay software de facturación en España por 9€/mes con VERIFACTU incluido, envío automático al gestor, generación de Modelo 303, integración con Shopify/WooCommerce y envío por WhatsApp. Es la opción recomendada si piensas emitir más de 10 facturas al año o si quieres llegar a julio 2027 sin migrar nada.

Cuando elijas, estas son las preguntas que deberías hacerte:

• ¿Genera facturas con código QR y envío automático a la AEAT (VERIFACTU)?
• ¿Tiene plan gratuito o prueba sin tarjeta para probarlo de verdad?
• ¿Calcula el Modelo 303 automáticamente al final del trimestre?
• ¿Permite enviar tus facturas al gestor de forma automática?
• ¿Tiene permanencia? (La respuesta correcta es: no.)

Qué hacer después de emitir tu primera factura

Emitir la factura no es el final — es el principio. Esto es lo que te tocará hacer en los próximos 3 meses:

1. Apuntarla en tu libro de registro de facturas emitidas. Obligatorio desde la primera factura.
2. Controlar que el cliente la pague. Por norma general, la factura vence a 30 o 60 días. La Ley de Morosidad fija el plazo máximo en 60 días para operaciones comerciales.
3. Presentar el Modelo 303 de IVA al final del trimestre. Plazo: 20 días después del fin del trimestre (hasta el 20 de abril para el Q1, por ejemplo).
4. Presentar el Modelo 130 de IRPF si estás en estimación directa y no todas tus facturas llevan retención IRPF. Si todas la llevan (y has facturado solo a empresas/autónomos), estás exento.
5. Al final del año, declaración de la Renta con los datos de todas tus facturas emitidas y tus gastos deducibles.