Enviar facturas al gestor automáticamente: Google Drive y email

El antes y el después: cómo cambia tu relación con tu gestor

¿Cómo se configura? (2 minutos, una sola vez)

La configuración se hace una vez. Después, cada factura que emitas llega a tu gestor sin que hagas nada más:

Paso 1: Introduce el email de tu gestoría. Ve a "Comparte con tu gestor" en Verifacturamos. Escribe el email de tu gestor. Es el mismo que usas para enviarle cosas hoy.

Paso 2: Elige el método — Google Drive o email. Google Drive (recomendado): las facturas se suben directamente a una carpeta de tu Google Drive que compartes con tu gestor. Sin emails, sin zips. Tu gestor abre la carpeta y tiene todo. Email: Verifacturamos envía un ZIP con las facturas al email de tu gestoría automáticamente.

Paso 3: Elige la frecuencia. Cada semana, cada mes, cada trimestre, o manualmente (cuando tú quieras). Para la mayoría de autónomos, "cada trimestre" es la opción ideal — tu gestor recibe todo justo antes de preparar la declaración trimestral.

Listo. A partir de ahora, no vuelves a pensar en ello. Cada factura que emitas — desde tu móvil en una terraza o desde tu portátil — se sube automáticamente a la carpeta del gestor.

¿Por qué Google Drive y no solo email?

El email funciona — y si tu gestor lo prefiere, perfecto. Pero Google Drive resuelve tres problemas que el email no puede:

Los adjuntos se pierden. Bandejas de entrada llenas. Zips que no llegan por límites de tamaño. Tu gestor tiene que descargar, descomprimir y organizar. Si envías 30-50 PDFs trimestrales en un zip, es incómodo y propenso a errores.

No hay visibilidad en tiempo real. Con email, tu gestor solo ve las facturas cuando tú las envías. Con Google Drive, tu gestor puede consultar la carpeta en cualquier momento y ver exactamente qué facturas has emitido. Si falta una, lo ve al instante — no tiene que llamarte para preguntar.

El historial se pierde en el email. ¿Dónde está el zip que mandaste en enero? ¿Lo borraste? ¿Fue a spam? Con Google Drive, todas las facturas están en una carpeta organizada, accesible siempre. Si Hacienda te pide documentación de hace 2 años, tu gestor la tiene en el Drive sin buscar en emails antiguos.

La seguridad es mejor. Google Drive cifra los archivos en tránsito y en reposo. Los permisos de la carpeta compartida son granulares — tu gestor puede ver y descargar, pero no borrar ni modificar. Y si algún día dejas de compartir la carpeta, tu gestor pierde acceso automáticamente. Con email, una vez mandas un zip, no puedes controlar quién lo reenvía ni dónde acaba. Más sobre seguridad de datos en facturación online.

Múltiples gestores o colaboradores. ¿Trabajas con una asesoría que tiene varios contables? Puedes compartir la carpeta de Google Drive con más de una persona. Todos ven las mismas facturas, siempre actualizadas, sin que tú envíes nada a cada uno por separado.

¿Qué recibe exactamente tu gestor?

Cada vez que se cumple el periodo que configuraste (semanal, mensual, trimestral), tu gestor recibe:

• Todas tus facturas en PDF — organizadas por fecha. Cada PDF incluye todos los datos fiscales obligatorios y el código QR de VERIFACTU verificable en la AEAT.
• Un informe que facilita la preparación del Modelo 303 IVA — con el desglose de IVA devengado por tipo (21%, 10%, 4%), organizado por las casillas del Modelo 303. Tu gestor tiene el trabajo medio hecho para la parte de ingresos de la declaración trimestral.

Todo automático. Sin que tú recopiles nada. Sin que envíes nada. Sin que te acuerdes de nada el día antes del plazo. Más sobre facturación, IVA y el Modelo 303.

¿Otros programas de facturación envían facturas al gestor automáticamente?

La mayoría permite exportar facturas manualmente y enviarlas tú. Pero el envío automático periódico con frecuencia configurable no es habitual. Esto es lo que ofrecen los principales programas en España:

Hemos analizado cientos de reseñas de usuarios de programas de facturación en España. El patrón se repite: la relación con el gestor es uno de los puntos de mayor fricción. Usuarios que pierden horas cada trimestre recopilando PDFs. Gestores que llaman desesperados pidiendo facturas que faltan. Emails con zips que se pierden en spam. Carpetas desorganizadas donde nadie encuentra nada.

El problema no es que los autónomos sean desordenados. El problema es que sus programas de facturación no automatizan esta parte del trabajo. Te dejan crear la factura, sí. Pero después, enviársela al gestor es cosa tuya. Cada trimestre. Manualmente. Para siempre.

Verifacturamos rompe ese ciclo: configuras una vez y el software se encarga del resto. No es un botón de "exportar" que tienes que pulsar tú — es un proceso automático que ocurre solo, con la frecuencia que tú elijas.

Con otros programas, el proceso trimestral sigue siendo: exportar, comprimir, adjuntar, enviar. Con Verifacturamos, el proceso es: nada. Las facturas llegan solas. Comparativa completa de precios.

¿Qué pasa si cambio de gestor?

Cambias el email del gestor y la carpeta de Google Drive en cualquier momento. Desconectas el Drive anterior, compartes la nueva carpeta con el nuevo gestor, y listo. Tus facturas no se pierden — siguen en tu cuenta de Verifacturamos y en tu Google Drive.

Y una ventaja adicional: cuando cambias de gestor, tu nuevo asesor puede consultar en el Drive todo el historial de facturas que hayas compartido. No tienes que recopilar años de documentación para ponerte al día con el nuevo gestor. Todo está ahí, organizado por fecha.

El pánico trimestral: por qué este problema es urgente 4 veces al año

Cada trimestre, la misma pesadilla se repite en miles de hogares y oficinas de autónomos en España. El plazo de presentación del Modelo 303 se acerca. Tu gestor necesita tus facturas. Y tú, que llevas 3 meses sin pensar en ello, tienes que recopilar todo en un día.

Los plazos son los mismos cada año: 20 de abril (T1), 20 de julio (T2), 20 de octubre (T3), 30 de enero (T4). Y cada vez, la misma carrera: abrir el programa de facturación, exportar una a una o en bloque, buscar las que faltan, comprimir, enviar. Tu gestor te dice que falta una factura del 7 de marzo. La buscas. No la encuentras. ¿La emitiste? ¿La descargaste? ¿Está en otro ordenador?

Con Verifacturamos, nada de esto existe. Cuando llega el trimestre, tu gestor abre el Google Drive y ya tiene todas las facturas. El informe que facilita la preparación del Modelo 303 ya está generado. No te llama. No te pide nada. No te estresa. No pierdes ni un minuto.

Haz las cuentas: si pierdes 1-2 horas cada trimestre recopilando facturas, son 4-8 horas al año. Si tu hora vale 30€ (un precio modesto para un autónomo), son 120-240€ al año en tiempo perdido — más que lo que cuesta Verifacturamos entero (108€/año). El envío automático al gestor no solo te ahorra molestias — literalmente se paga solo. Más sobre la declaración trimestral.

¿Qué quiere realmente tu gestor?

Hemos hablado con gestores y asesorías fiscales. Lo que más valoran de sus clientes no es que facturen mucho ni que entiendan de fiscalidad. Lo que más valoran es que les envíen la documentación a tiempo, completa y organizada. Eso es todo.

El gestor ideal recibe: todas las facturas en PDF ordenadas por fecha sin que falte ninguna, un informe con el desglose de IVA por tipos organizado por casillas del 303, y todo esto antes del plazo sin tener que perseguir al cliente.

Ahora piensa en la experiencia típica de un gestor con un cliente que no usa Verifacturamos: le llama 3 veces antes de que envíe las facturas, recibe un zip con nombres de archivo incomprensibles, descubre que faltan 2 facturas, le vuelve a llamar, el cliente no las encuentra, al final las rehace de memoria... Y mientras tanto, el plazo del 303 está a 2 días. Ese gestor no cobra más por ese estrés. Simplemente lo sufre.

Verifacturamos convierte a cualquier autónomo en el cliente ideal de cualquier gestor. Las facturas llegan solas. El informe del 303 llega solo. Todo a tiempo. Todo completo. Tu gestor trabaja tranquilo. Tú también.

Y un dato que a los gestores les importa mucho: cada factura viene con el sello VERIFACTU y el código QR verificable. Eso significa que el gestor puede verificar en la sede de la AEAT que cada factura está registrada correctamente. Cero dudas sobre si la factura es conforme. Cero riesgo de sanciones por facturas que no se enviaron a Hacienda. ¿Eres gestor? Conoce nuestro programa para gestorías.

¿Puedo enviar facturas al gestor desde el móvil?

No necesitas hacer nada desde el móvil para que las facturas lleguen al gestor — el envío es automático, da igual desde dónde crees la factura. Pero sí: las facturas que creas desde tu móvil en una obra, una terraza o el coche también se envían automáticamente al gestor. Todo va a la misma carpeta de Google Drive o al mismo email, sin importar el dispositivo.

Y si necesitas mandar algo urgente a tu gestor fuera de la frecuencia configurada, puedes hacer un envío manual puntual desde tu teléfono con un toque. También puedes compartir facturas por WhatsApp — por ejemplo, si tu gestor te pide una factura concreta por WhatsApp, se la mandas al instante.

¿Qué más incluyen los 9€/mes?

El envío automático al gestor no es un módulo extra. Está incluido en el plan de 9€/mes junto con todo lo demás:

• Facturas VERIFACTU ilimitadas — enviadas automáticamente a la AEAT. Más sobre VERIFACTU.
• Presupuestos y albaranes ilimitados — compartibles por WhatsApp.
• Clientes y productos ilimitados — importa desde Excel. Guía de migración.
• Cálculo automático de IVA e IRPF — sin saber contabilidad.
• Conectores e-commerce — Shopify, WooCommerce, Amazon, PrestaShop.
• API abierta — integra con cualquier sistema.
• Sin permanencia — cancela con un clic.