Así funciona
Tu factura, conforme en segundos
Hacer una factura online significa crear, emitir y enviar una factura a través de un software accesible desde internet — sin instalar nada, desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o tablet). Para que la factura sea legalmente válida en España, debe contener los 9 campos obligatorios del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): número correlativo, fecha, datos fiscales del emisor y del cliente, descripción del servicio, base imponible, IVA, IRPF si aplica, y total. A partir del 1 de julio de 2027, el software deberá además cumplir con VERIFACTU (RD 1007/2023).
- Hacer una factura online no es lo mismo que hacer una factura correcta. Un generador gratuito te da un PDF, pero no controla la numeración, no calcula impuestos, no guarda historial y no cumple con la ley.
- 9 campos obligatorios: número correlativo, fecha, datos emisor, datos cliente, descripción, base imponible, IVA, IRPF si aplica, total.
- Si eres autónomo o empresa y facturas en serio, necesitas un software que numere, calcule, registre y guarde — no un formulario web que genera un PDF suelto.
- Verifacturamos: 20 facturas gratis, después 9€/mes. Facturas ilimitadas, presupuestos ilimitados, albaranes, Modelo 303 automático, envío al gestor, WhatsApp. Desde tu móvil.
- Los 9 datos que necesita tu factura para ser legal
- Ejemplo real de factura online correcta
- Cómo calcular el IVA y el IRPF correctamente
- Los generadores gratuitos: qué hacen bien y qué hacen fatal
- Si te tomas tu negocio en serio, necesitas esto
- Cómo hacer tu factura online en 3 pasos
- Facturar desde el móvil: presupuestos, facturas y albaranes donde estés
- VERIFACTU: lo que cambia a partir de julio 2027
- Tu gestor recibe todo automáticamente
- Preguntas frecuentes
Los 9 datos que necesita tu factura para ser legal
Da igual si haces la factura en un generador gratuito, en Excel, en Word o en un software de facturación: si no tiene estos 9 campos, no es una factura válida a efectos fiscales en España. Lo dice el artículo 6 del Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| 1. Número de factura | Correlativo dentro de una serie, sin saltos. No puedes repetir un número. Formato recomendado: F-2026-0001. |
| 2. Fecha de emisión | El día en que emites la factura. Plazo máximo: día 16 del mes siguiente a la operación. |
| 3. Datos del emisor | Tu nombre y apellidos (o razón social si eres SL), NIF y domicilio fiscal completo. |
| 4. Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal del cliente. |
| 5. Descripción | Qué servicio has prestado o qué producto has vendido. Sé específico: "Diseño de logotipo para campaña X" y no solo "Servicios". |
| 6. Base imponible | Importe neto de la operación, antes de impuestos. |
| 7. IVA (tipo y cuota) | El porcentaje aplicado (21%, 10%, 4% o exento) y el importe resultante. |
| 8. Retención IRPF | Solo si eres profesional y facturas a empresa/autónomo. 15% general, 7% reducido los primeros 3 años. |
| 9. Total a pagar | Base + IVA − IRPF = lo que el cliente te paga. |
Ejemplo real de factura online correcta
Pablo es consultor de marketing digital. Acaba de cerrar un proyecto de estrategia digital para una empresa de alimentación. Cobra 2.000€ netos. Es profesional (sección 2ª del IAE), factura a empresa, y lleva 4 años dado de alta — así que aplica IRPF al 15% (ya no tiene derecho al 7% reducido).
Calle Serrano 72, 4ºD
28006 Madrid
Epígrafe IAE: 751 (Profesionales de la publicidad)
Avenida de la Constitución 30
46001 Valencia
| Descripción | Ud. | Precio | Total |
|---|---|---|---|
| Consultoría de estrategia digital Q1 2026: auditoría SEO, plan de contenidos y calendario editorial 12 meses. Proyecto "MediFoods Digital". | 1 | 2.000,00 € | 2.000,00 € |
La matemática: 2.000 (base) + 420 (IVA 21%) − 300 (IRPF 15%) = 2.120€. La empresa paga 2.120€ a Pablo e ingresa 300€ a Hacienda en su nombre. Pablo declarará los 420€ de IVA en su Modelo 303 trimestral.
Esta factura tiene los 9 campos obligatorios, los cálculos son correctos, y el número F-2026-0012 indica que Pablo lleva 12 facturas este año con numeración correlativa. Un generador gratuito no podría producir esto — no sabe que Pablo va por la factura número 12, no conoce su epígrafe IAE, y no calcula el IRPF al 15%.
Cómo calcular el IVA y el IRPF correctamente
IVA: el impuesto que cobras al cliente
El IVA no es tuyo. Lo cobras al cliente y se lo ingresas a Hacienda cada trimestre con el Modelo 303. Tipos vigentes en España:
- 21% (general) — la mayoría de servicios profesionales y productos.
- 10% (reducido) — hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva, espectáculos.
- 4% (superreducido) — pan, leche, huevos, fruta, libros, medicamentos.
- Exento (0%) — sanidad privada, enseñanza reglada, seguros. Incluye mención legal obligatoria en la factura.
IRPF: el adelanto de tu renta que retiene el cliente
El IRPF solo se aplica cuando eres profesional (epígrafes de las secciones 2ª y 3ª del IAE: consultores, abogados, diseñadores, traductores, arquitectos, fisioterapeutas, fotógrafos...) y facturas a empresa o autónomo. En ese caso, tu cliente retiene una parte del importe y la ingresa a Hacienda en tu nombre. Es un adelanto de tu declaración de la renta.
- 15% — tipo general.
- 7% — tipo reducido durante el año de alta y los dos años naturales siguientes. Si te diste de alta en 2025, puedes aplicar el 7% en 2025, 2026 y 2027.
- No se aplica si: facturas a particulares, o eres autónomo empresarial (sección 1ª del IAE: hostelería, comercio, construcción, transporte).
Los generadores gratuitos: qué hacen bien y qué hacen fatal
Vamos a ser honestos: los generadores de facturas online gratuitos tienen un sitio legítimo en el mundo. Si necesitas hacer una factura puntual para una operación aislada y no eres profesional habitual, un generador puede sacarte del paso. Pero si facturas con regularidad — si eres autónomo, freelance, o tienes una PYME — un generador gratuito te va a dar más problemas que soluciones.
Lo que hacen bien
- Te dan un PDF con aspecto profesional en 2 minutos.
- Son gratuitos y no requieren registro.
- Para un vendedor de Wallapop o alguien que hace un trabajo puntual, pueden ser suficientes.
Lo que hacen fatal (y que puede costarte dinero)
- No guardan historial. Si pierdes el PDF, pierdes la factura. Legalmente tienes que conservarla 4 años.
- No controlan la numeración. Puedes generar 5 facturas con el número "001" sin que nadie te avise. Ante una inspección, esto es un incumplimiento grave.
- No calculan IRPF. La mayoría ni siquiera tienen el campo. Si eres profesional y facturas a empresa sin retención, tu cliente va a devolverte la factura.
- No generan libro de registro. Tú tienes que apuntar cada factura aparte. Si no lo haces, tu gestor te cobrará más por reconstruir los datos.
- No se conectan con Hacienda. Ni VERIFACTU, ni SII, ni nada. Son un formulario web que escupe un PDF y se olvida de ti.
- No envían al gestor. Tú tienes que reenviar cada PDF a tu gestor manualmente. Cada trimestre.
- No funcionan bien en móvil. La mayoría están diseñados para escritorio. Si necesitas facturar desde la obra, desde casa de un cliente, o desde una terraza, no te sirven.
- No generan presupuestos ni albaranes. Si trabajas en construcción, reformas, o cualquier sector que usa presupuestos previos, necesitas un flujo presupuesto → albarán → factura. Los generadores solo hacen facturas sueltas.
Si te tomas tu negocio en serio, necesitas esto
Un software de facturación profesional no es un lujo: a 9€/mes cuesta menos que un café al día. Y a cambio, te da todo lo que un generador gratuito no puede:
Generador gratuito online
- PDF suelto sin historial
- Numeración manual (tú controlas)
- Sin cálculo IRPF
- Sin conexión con la AEAT
- Sin envío al gestor
- Sin presupuestos ni albaranes
- Sin Modelo 303 automático
- No funciona bien en móvil
- No cumplirá VERIFACTU (julio 2027)
Verifacturamos (9€/mes)
- Historial completo de todas tus facturas
- Numeración correlativa automática
- IVA e IRPF calculados automáticamente
- Registro VERIFACTU en la AEAT
- Envío automático al gestor (email / Google Drive)
- Presupuestos y albaranes ilimitados
- Modelo 303 generado cada trimestre
- Funciona perfecto en móvil
- Conforme con VERIFACTU desde hoy
Y las 20 primeras facturas son gratis, sin tarjeta de crédito. Si después de 20 facturas decides que el generador gratuito te basta, cancelas y no pagas nada. Pero apuesto a que no volverás — porque una vez que pruebas la diferencia entre facturar en 30 segundos y facturar en 10 minutos con miedo a equivocarte, no hay vuelta atrás.
Cómo hacer tu factura online en 3 pasos
Con un software de facturación, hacer una factura online correctamente se reduce a tres pasos:
- Regístrate gratis en Verifacturamos. Solo necesitas tu email y tu NIF. Sin tarjeta de crédito. Las 20 primeras facturas son gratis con VERIFACTU automático.
- Crea tu factura. Añade los datos de tu cliente (la primera vez; después lo seleccionas de la lista), escribe el concepto, la cantidad y el precio. El software calcula automáticamente el IVA, el IRPF si aplica, los totales y asigna el número correlativo. También puedes crear presupuestos y albaranes desde el mismo sitio — incluso desde tu móvil, sentado en una terraza, sin esperar a volver a tu ordenador.
- Emite la factura y envíala a tu cliente. Dale a "Emitir". En 2 segundos el software registra la factura en la AEAT vía VERIFACTU, le añade el código QR verificable, y te muestra el sello verde "Registrada en VERI·FACTU". Comparte el PDF por email o WhatsApp directamente desde tu móvil. Tu factura está hecha — correcta, legal y conforme con Hacienda.
Tiempo total: menos de 2 minutos si el cliente ya está guardado. Menos de 5 si es la primera vez.
Facturar desde el móvil: presupuestos, facturas y albaranes donde estés
Una de las grandes limitaciones de los generadores gratuitos (y de Excel/Word) es que no funcionan desde el móvil. Y la realidad de la mayoría de autónomos en España es que no están sentados delante de un ordenador cuando necesitan facturar.
Piénsalo: un electricista acaba de terminar una instalación en casa de un cliente. ¿Se va a ir a su casa, encender el portátil, abrir el Excel, rellenar los datos, guardar como PDF, y luego mandarlo por email? No. Lo que quiere es sacar el móvil, abrir la app, rellenar 4 campos, y compartir el PDF por WhatsApp ahí mismo. Cobrar antes de salir por la puerta.
O un diseñador freelance que está en una cafetería reunido con un cliente potencial. El cliente le dice "mándame un presupuesto esta tarde". ¿Va a esperar a llegar a casa? Con un software de facturación móvil, puede crear el presupuesto ahí mismo, en la cafetería, y mandarlo antes de que el café se enfríe.
Con Verifacturamos puedes crear desde tu móvil:
- Facturas — con IVA, IRPF, código QR y registro VERIFACTU automático.
- Presupuestos — y convertirlos en factura con un toque cuando el cliente acepta.
- Albaranes — para firmar en obra o en entrega, y convertirlos en factura después.
Todo se comparte por WhatsApp o email como PDF. Todo se guarda automáticamente en tu panel. Todo se sincroniza con tu gestor si has activado Google Drive. Cero archivos perdidos, cero "te mando la factura cuando llegue a casa".
VERIFACTU: lo que cambia a partir de julio 2027
Si estás haciendo tus facturas online en 2026, hay algo que debes saber: a partir del 1 de julio de 2027, el software que uses para facturar deberá cumplir con VERIFACTU (Real Decreto 1007/2023, aplazado por el RDL 15/2025).
Esto significa que cada factura deberá:
- Generar un hash encadenado (huella digital criptográfica) vinculado a la factura anterior.
- Incluir un código QR verificable en la web de la Agencia Tributaria.
- Enviar automáticamente un registro de facturación a la AEAT.
- Ser inalterable — no se puede modificar ni borrar una vez emitida.
Ni Excel, ni Word, ni los generadores gratuitos pueden hacer esto. Solo un software de facturación homologado.
La buena noticia: VERIFACTU todavía no es obligatorio para autónomos en 2026. Pero si empiezas hoy con un software que ya lo incluye, en julio de 2027 no tendrás que cambiar nada. Cero migración, cero estrés, cero caos de último momento compartido con 3,4 millones de autónomos haciendo lo mismo.
Tu gestor recibe todo automáticamente
Otro problema real de los generadores gratuitos y de las plantillas Excel: tu gestor no tiene acceso a nada. Cada trimestre tienes que recopilar todos los PDFs, mandarlos por email (o peor, llevarlos en un USB), y esperar a que el gestor los procese. Si te has dejado alguna factura, si el número no cuadra, si falta un dato... vuelta a empezar.
Con un software de facturación, el flujo con tu gestor cambia radicalmente:
- Envío automático por email: cada semana, mes o trimestre, tu gestor recibe un ZIP con todas las facturas emitidas. Sin que tú hagas nada.
- Sincronización por Google Drive: cada factura emitida se guarda automáticamente en una carpeta de Google Drive compartida con tu gestoría. Tu gestor ve las facturas en tiempo real.
- Modelo 303 IVA generado: Verifacturamos calcula automáticamente las casillas del Modelo 303 con los datos de tus facturas emitidas. Tu gestor solo tiene que revisarlo y presentarlo.
El resultado: tu gestor cobra menos (porque trabaja menos), tú pierdes menos tiempo (porque no recopilas nada), y hay menos errores (porque los datos vienen directamente del software, no de tu memoria).