Acabo de darme de alta como autónomo. Mi primer cliente me pide una factura y no tengo ni idea de por dónde empezar. ¿Qué es el IVA? ¿Qué es el IRPF? ¿Tengo que darme de alta en algo? ¿Puedo hacerlo mal y que me multen? Me da miedo equivocarme y acabar con un problema con Hacienda.
- 4 campos. Nada más. Cliente, concepto, cantidad e importe. El software calcula todo lo demás.
- IVA e IRPF automáticos. No necesitas saber los porcentajes ni cómo se calculan. El software lo hace por ti.
- 100% Conforme con Hacienda. Cada factura VERIFACTU con sello de la AEAT y código QR verificable. Sin riesgo de multa.
- Desde tu móvil. Crea facturas, presupuestos y albaranes desde una terraza, una obra, el coche. Comparte por WhatsApp.
- Tu gestor recibe todo automáticamente por Google Drive. Sin recopilar PDFs a final de trimestre.
- 9€/mes. Todo incluido. Sin permanencia. 20 facturas gratis sin tarjeta para empezar ya.
- Facturar y contabilizar no son lo mismo
- ¿Qué necesitas realmente para hacer una factura?
- ¿Qué es el IVA y por qué no necesitas calcularlo?
- ¿Qué es el IRPF y cuándo se aplica?
- ¿Qué pasa con VERIFACTU? ¿Tengo que saber algo técnico?
- ¿También puedo hacer presupuestos y albaranes?
- El reparto: tú, el software y tu gestor
- Tu día a día facturando: 5 ejemplos reales
- ¿Necesito un gestor si uso un software?
- La trampa del software «todo-en-uno»
- ¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
- ¿Puedo empezar sin tarjeta de crédito?
Así funciona en la práctica
Tu factura, conforme en segundos
Facturar y contabilizar no son lo mismo
La confusión más habitual entre autónomos que empiezan, y la raíz de toda la ansiedad: creen que para facturar necesitan saber contabilidad. No es así. Son dos cosas distintas — y solo una es tu trabajo.
| Facturar | Contabilizar |
|---|---|
| Emitir el documento que acredita una venta o servicio | Registrar y clasificar todas las operaciones económicas |
| Datos: cliente, servicio, importe, IVA | Datos: asientos, cuentas, amortizaciones, provisiones |
| Frecuencia: cada vez que vendes algo | Frecuencia: continua (cada movimiento económico) |
| Lo puedes hacer tú con un software sencillo | Lo suele hacer un gestor o un programa contable avanzado |
| Tiempo: 30 segundos por factura | Tiempo: horas al mes si lo haces tú |
| Conocimiento necesario: mínimo | Conocimiento necesario: alto (o delegable) |
La facturación es la parte que tú haces. La contabilidad es la parte que delegas. Entre las dos, un buen software de facturación actúa como puente: tú emites las facturas, el software guarda los datos, y tu gestor accede a esos datos para hacer la contabilidad y presentar tus impuestos.
Cómo piensas tú vs. cómo piensa un contable
La misma operación, vista desde las dos perspectivas:
«He diseñado el logo de la empresa Café Madrid. Les cobro 500 €. IVA al 21 %. Retención del 15 % porque soy profesional. Selecciono el cliente, pongo 500 €, el software calcula: +105 € IVA, −75 € retención = 530 € a cobrar. Emitir. Listo.»
«Asiento de la factura 2026-015: Debe cuenta 430 (clientes) por 530 €, Debe cuenta 4731 (H.P. retenciones IRPF) por 75 €, Haber cuenta 705 (prestación de servicios) por 500 €, Haber cuenta 477 (H.P. IVA repercutido) por 105 €. Verificar contrapartida y cuadre.»
Tú piensas en «500 euros por un logo». Tu gestor piensa en cuentas contables y contrapartidas. Los dos son necesarios, pero cada uno hace lo suyo: el software genera los datos, tu gestor los contabiliza. No necesitas saber qué es la cuenta 430 ni la 477.
¿Qué necesitas realmente para hacer una factura?
Olvida todo lo que crees saber sobre facturas. Olvida las hojas de Excel con fórmulas incomprensibles. Olvida los PDFs rellenables que nunca cuadran. Olvida las plantillas de Word que no cumplen con la ley.
Para hacer una factura correcta en España solo necesitas 4 datos:
- ¿A quién facturas? — El nombre (o razón social) y NIF de tu cliente. Lo escribes una vez y el software lo guarda para siempre.
- ¿Qué le has vendido? — El concepto: "Diseño de logotipo", "Reforma baño", "Consultoría marzo 2026", "10 cajas de vino". Lo que sea.
- ¿Cuántas unidades? — Si es un servicio, normalmente es 1. Si vendes productos, la cantidad que corresponda.
- ¿A qué precio? — El precio unitario de tu producto o servicio. Sin IVA. El precio "limpio".
Eso es todo. El software se encarga del resto: calcula la base imponible (precio × cantidad), aplica el IVA al tipo correcto, resta el IRPF si corresponde, suma el total, genera la numeración automática, pone la fecha, crea el PDF, envía la factura a la Agencia Tributaria por VERIFACTU, y te da el documento listo para compartir por WhatsApp o email.
No necesitas saber qué porcentaje de IVA aplica. No necesitas saber si te toca retener IRPF. No necesitas saber qué es una base imponible. El software lo sabe por ti.
¿Qué es el IVA y por qué no necesitas calcularlo tú?
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto que se añade al precio de tus productos o servicios. No es dinero tuyo — es un impuesto que tú cobras al cliente en nombre de Hacienda y que luego le entregas trimestralmente.
Hay tres tipos de IVA en España (y también existe la factura simplificada para importes pequeños):
- 21% — Tipo general. Se aplica a la mayoría de servicios profesionales y productos. Si eres diseñador, consultor, programador, fotógrafo, abogado, arquitecto — lo más probable es que apliques este tipo.
- 10% — Tipo reducido. Alimentación (excepto productos básicos), transporte de viajeros, hostelería, reformas de viviendas, entradas a espectáculos.
- 4% — Tipo superreducido. Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, prótesis, viviendas de protección oficial.
En Verifacturamos, cuando creas un producto o servicio, seleccionas el tipo de IVA que corresponde (o lo dejas en 21% que es el más habitual). A partir de ahí, cada vez que hagas una factura con ese producto, el IVA se calcula automáticamente. No tienes que acordarte de multiplicar por 0,21 ni de sumar nada a mano.
¿No sabes qué tipo de IVA aplica a tu actividad? Consulta con tu gestor — esa es una decisión fiscal que depende de tu epígrafe de actividad en el IAE. Una vez configurado, el software lo aplica automáticamente en cada factura. Guía completa sobre IVA en facturas.
Y hay un caso especial que confunde a muchos nuevos autónomos: las actividades exentas de IVA. Si eres médico, profesor, artista o trabajas en ciertos servicios sociales, puede que tu actividad no lleve IVA. En ese caso, configuras el IVA al 0% en Verifacturamos y el software genera la factura sin IVA pero con la mención legal correspondiente. Pero ojo: exento de IVA no significa exento de facturar — sigues necesitando emitir facturas conformes con VERIFACTU. Guía sobre actividades exentas de IVA.
¿Qué es el IRPF en una factura y cuándo se aplica?
El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es una retención que se resta del total de tu factura. Pero solo cuando facturas a una empresa o a otro profesional — nunca cuando facturas a un particular.
Es un adelanto de tu declaración de la renta. En lugar de pagar todo de golpe en junio, tu cliente retiene un porcentaje y lo ingresa a Hacienda por ti.
Los porcentajes de retención son:
- 15% — Tipo general. La mayoría de autónomos aplican este porcentaje.
- 7% — Tipo reducido para nuevos autónomos. Si estás en tu primer año de alta y los 2 años naturales siguientes, puedes aplicar este tipo reducido. Es un beneficio fiscal para los que empiezan.
En Verifacturamos, configuras si tu actividad lleva retención de IRPF y a qué porcentaje. El software lo aplica automáticamente en cada factura a empresas o profesionales. Si facturas a un particular, el IRPF no se aplica — y el software lo sabe. No tienes que acordarte de cuándo sí y cuándo no. Configuras una vez, el software decide en cada factura.
¿Qué pasa con VERIFACTU? ¿Tengo que saber algo técnico?
No. VERIFACTU es el sistema de la Agencia Tributaria que exige que cada factura se envíe automáticamente a Hacienda en el momento de su emisión. Suena complicado, pero para ti es invisible.
Cuando creas una factura en Verifacturamos y pulsas "Emitir", pasan estas cosas automáticamente — sin que tú hagas nada:
- La factura se envía a la Agencia Tributaria.
- La AEAT confirma la recepción.
- Se genera un código QR verificable en la factura.
- Se calcula un hash criptográfico que encadena tu factura con la anterior (para que nadie pueda borrar ni alterar facturas).
- Ves un sello verde en pantalla que dice "Registrada en VERIFACTU".
¿Necesitas saber qué es un hash criptográfico? No. ¿Necesitas saber qué es un XML de registro? No. ¿Necesitas hacer algo para cumplir con VERIFACTU? No. Solo necesitas crear la factura. El software se encarga de todo lo demás. Más sobre cómo funciona VERIFACTU en Verifacturamos.
Verifacturamos: factura emitida desde el móvil en menos de 2 minutos, validada por la AEAT vía VERIFACTU y lista para compartir por WhatsApp.
¿También puedo hacer presupuestos y albaranes sin saber contabilidad?
Estoy en casa de un cliente, me pide un presupuesto para una reforma. Normalmente le digo "te lo mando por email cuando llegue a la oficina". Pero luego se me olvida, o tardo dos días, y el cliente se va con otro. Necesito poder hacer el presupuesto ahí mismo, desde el móvil, y mandárselo antes de irme.
Sí. Y son incluso más sencillos que las facturas, porque los presupuestos y albaranes no son documentos fiscales — no pasan por VERIFACTU, no se envían a Hacienda, no llevan hash criptográfico. Son documentos comerciales que usas para organizar tu trabajo.
Presupuesto: lo creas cuando un cliente te pide un precio. Rellenas los mismos 4 campos (cliente, concepto, cantidad, precio), le das a enviar, y tu cliente recibe un PDF profesional por WhatsApp o email. Si el cliente acepta, conviertes el presupuesto en factura con un clic — sin reescribir nada.
Albarán: lo creas cuando entregas mercancía o terminas un trabajo y quieres dejar constancia antes de facturar. Mismos 4 campos, mismo PDF, misma facilidad. Cuando llegue el momento de facturar, conviertes el albarán en factura con un toque.
Todo esto desde el móvil. Estás en una obra, te piden un presupuesto — lo creas ahí mismo, sentado en una terraza o apoyado en la furgoneta, y se lo envías por WhatsApp antes de que el cliente se lo piense. Sin volver a casa a encender el ordenador. Más sobre qué incluyen los 9€/mes.
El reparto: tú, el software y tu gestor
Facturar sin saber contabilidad funciona porque el trabajo se reparte en tres. Esto es exactamente quién hace qué:
Lo que haces TÚ
- Crear la factura: seleccionar cliente, describir el servicio, poner el importe
- Elegir el tipo de IVA (21 %, 10 %, 4 % o exento — ya lo sabes porque es tu actividad)
- Enviar la factura al cliente (el software genera el PDF y lo envía por email o WhatsApp)
- Registrar tus gastos con factura cuando compras algo para tu actividad
- Pedir siempre factura completa a tu nombre cuando compras algo profesional
Lo que hace el SOFTWARE por ti
- Calcular automáticamente el IVA, la retención de IRPF y el total
- Asignar la numeración secuencial (sin saltos, sin duplicados)
- Generar el PDF con todos los datos legales obligatorios
- Enviar la factura a la AEAT vía VERIFACTU sin que tú hagas nada
- Guardar todas las facturas en la nube, organizadas y accesibles
- Preparar el resumen de IVA del trimestre que facilita la preparación del Modelo 303
- Bloquear las facturas emitidas para que no puedas modificarlas accidentalmente
- Gestionar las facturas rectificativas si cometes un error
Lo que hace tu GESTOR
- La contabilidad real: asientos, libros, balances, cuentas anuales
- Calcular y presentar los modelos trimestrales (303, 130, 111, 115)
- Preparar y presentar la declaración de la renta anual
- Asesorarte sobre gastos deducibles y optimización fiscal
- Responder tus dudas cuando Hacienda te envía algo que no entiendes
- Revisar que todo esté correcto antes de presentar
Con este reparto, tú dedicas menos de 5 minutos al día a facturar, tu gestor dedica unas horas al mes a tu contabilidad, y el software hace de puente automático entre ambos. Sin libros de contabilidad. Sin asientos. Sin jerga que no entiendes.
Tu día a día facturando: 5 ejemplos reales
Así es como autónomos de sectores muy distintos facturan correctamente cada día sin haber abierto nunca un libro de contabilidad:
Sara da clases a particulares y a un centro deportivo. Cada mes emite 2 facturas: una al centro y una a un cliente particular por clases privadas. Abre Verifacturamos en el móvil, selecciona el cliente, escribe «Clases de yoga — abril 2026», pone el importe, y emite. 30 segundos. El PDF llega al cliente por WhatsApp. Su gestor ve la factura en Google Drive y la contabiliza.
Carlos factura a 5 empresas al mes. Actividad profesional, retención de IRPF del 7 % (primer año). Cada vez que termina un proyecto, abre el software, selecciona el cliente, describe el trabajo, pone la base imponible. El software calcula: IVA 21 % + retención IRPF 7 % = total a cobrar. Carlos envía la factura por email y se olvida. Al final del trimestre, su gestor descarga el resumen de IVA y presenta el 303 y el 130.
María vende ropa artesanal en su tienda Shopify. Cada pedido genera una factura automáticamente a través del conector Shopify de Verifacturamos. María no toca nada: el software crea la factura con los datos del pedido, calcula el IVA al 21 %, y la envía al cliente por email. Al final del mes tiene 40 facturas emitidas sin haber abierto el programa ni una sola vez. Su gestor accede a Google Drive y lo tiene todo listo.
Pedro hace reparaciones a domicilio. Cuando termina un trabajo, saca el móvil, abre Verifacturamos, selecciona el cliente (o lo crea rápido si es nuevo), describe el trabajo («Reparación de tubería — cocina»), pone el importe, IVA al 10 % (reforma de vivienda), y emite. Le envía la factura por WhatsApp al cliente ahí mismo, en la puerta de su casa. Pedro nunca ha abierto un libro de contabilidad y factura correctamente cada día.
Laura tiene 3 clientes recurrentes a los que factura lo mismo cada mes. Configura facturas recurrentes en Verifacturamos: cada día 1 del mes, el software emite automáticamente las 3 facturas, las envía a los clientes y las registra en VERIFACTU. Laura no toca nada. Su único trabajo es verificar que llegaron los pagos. El resto lo hace el software y su gestor.
¿Necesito un gestor si uso un software de facturación?
Sí. Y esto es importante entenderlo bien.
Verifacturamos te ayuda a crear facturas correctas y a enviarlas a Hacienda. Calcula el IVA, el IRPF, genera el PDF, envía todo a la AEAT. También genera un informe que facilita la preparación del Modelo 303 (la declaración trimestral de IVA) y envía automáticamente toda tu documentación a tu gestor por Google Drive o email.
Pero las decisiones fiscales las debe tomar tu gestor:
- ¿En qué régimen de IVA estás? (General, simplificado, recargo de equivalencia...)
- ¿Qué gastos puedes deducir?
- ¿Tienes que presentar el Modelo 130, el 303, el 390?
- ¿Te conviene facturar como persona física o crear una SL?
- ¿Puedes aplicar el tipo reducido de IRPF del 7%?
Software y gestor son complementarios. El software facilita el trabajo del gestor — le envía las facturas organizadas, le genera el informe de IVA, le ahorra horas de recopilar documentación. Pero no lo sustituye. Un buen gestor te ahorra más dinero del que cuesta.
Un gestor o asesor fiscal cuesta entre 50 € y 150 € al mes para un autónomo con actividad normal, y es un gasto deducible al 100 % en tu IRPF (su IVA también es deducible en tu Modelo 303). A cambio recibes tranquilidad, optimización fiscal, ahorro de tiempo y respaldo si Hacienda te envía un requerimiento. Para la mayoría de autónomos, se paga solo con las deducciones que encuentra y los errores que evita.
La trampa del software «todo-en-uno»
Muchos programas de facturación se venden como «soluciones integrales» que incluyen facturación, contabilidad, impuestos, conexión bancaria, gestión de proyectos, CRM... Son herramientas poderosas, pero para un autónomo que solo quiere facturar pueden ser contraproducentes:
- Complejidad innecesaria: módulos de contabilidad que no entiendes, pantallas con opciones que no necesitas, terminología que te confunde. Cuanto más complejo es el software, más probable es que lo uses mal o que dejes de usarlo.
- Coste inflado: pagas por funcionalidades que no usas. Un programa «todo-en-uno» puede costar 25–50 €/mes. Si tu gestor ya hace la contabilidad, estás pagando dos veces por lo mismo.
- Falsa autonomía: la promesa de «haz tú mismo la contabilidad y los impuestos» suena atractiva, pero un error en un asiento contable o en un modelo fiscal puede costarte una sanción de Hacienda. La contabilidad no es un área para improvisar.
La alternativa es un software que haga una cosa muy bien: facturar. Sin módulos contables que no necesitas. Sin complejidad que no entiendes. Con el precio justo por lo que realmente usas. Y con la conexión con tu gestor para que él haga lo suyo.
7 señales de que tu software es demasiado complicado
Si te identificas con alguna de estas situaciones, probablemente estás usando un software que no encaja con tu perfil:
- Llevas semanas usándolo y todavía no sabes para qué sirven la mitad de las opciones del menú.
- Has necesitado ver tutoriales para hacer algo tan básico como emitir una factura.
- El software te pide que elijas entre «asiento automático» y «asiento manual» y no sabes qué significa ninguno de los dos.
- Tienes un módulo de contabilidad activado que nunca has abierto, pero pagas por él cada mes.
- La pantalla de inicio te muestra gráficos de «balance de situación» o «cuenta de pérdidas y ganancias» que no entiendes.
- Has dejado de registrar gastos porque el proceso es demasiado complicado y tiene demasiados campos obligatorios.
- Tu gestor te ha dicho que los datos que le exportas del software no están bien organizados o tienen errores.
Si te reconoces en 3 o más de estos puntos, considera cambiar a un programa más sencillo. Facturar debe ser una tarea que resuelves en segundos, no un problema que te genera ansiedad cada vez que lo abres. Verifacturamos tiene exactamente las funcionalidades que necesitas (facturas, presupuestos, albaranes, rectificativas, gastos) y nada que no necesitas.
El coste real de facturar: software + gestor
Muchos autónomos piensan que contratar un gestor es «un lujo». Veamos los números reales para un autónomo típico:
Software «todo-en-uno» con contabilidad: ~25 €/mes (300 €/año). Horas dedicadas a intentar entender la contabilidad y los impuestos: ~5 horas/mes × 12 = 60 horas/año. Valor de tu tiempo a 25 €/hora = 1.500 €. Riesgo de errores fiscales: incalculable pero real. Coste total estimado: 1.800 €/año + riesgo.
Verifacturamos: 9€/mes (108 €/año). Gestor básico: 80 €/mes (960 €/año). Tiempo dedicado a facturar: ~10 min/mes. Riesgo de errores: mínimo (el gestor revisa todo). Coste total: 1.068 €/año, todo deducible, sin estrés.
La opción B es más barata, más segura y te libera 60 horas al año para trabajar en lo tuyo. Y tanto el software como el gestor son gastos deducibles al 100 % en tu IRPF.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura?
Depende de en qué momento te equivoques:
Antes de emitir la factura: puedes corregir lo que quieras. Mientras la factura esté en borrador, es un documento interno que no se ha enviado a Hacienda ni a nadie. Cambia el cliente, el precio, el concepto — lo que haga falta.
Después de emitir la factura: la factura es un documento fiscal inmutable. Una vez emitida y registrada en la AEAT, no se puede modificar ni borrar. Esto no es una limitación de Verifacturamos — es la ley (RD 1007/2023). Si necesitas corregir un error en una factura ya emitida, debes emitir una factura rectificativa. Verifacturamos te guía en el proceso paso a paso.
Por eso es tan importante la vista previa. Antes de emitir, Verifacturamos te muestra exactamente cómo va a quedar tu factura: los datos del cliente, el concepto, los importes, el IVA, el IRPF, el total. Revisa todo con calma antes de pulsar "Emitir". Y si algo no cuadra, corrige en el borrador. Más sobre facturación electrónica.
Un consejo práctico: los errores más comunes de los nuevos autónomos son poner el NIF del cliente incorrecto, olvidarse de aplicar IRPF cuando facturan a una empresa, o equivocarse en el precio. Si creas tus clientes y productos una vez en Verifacturamos — con su NIF, su dirección, su precio habitual — esos datos se guardan y no tienes que volver a escribirlos. Menos datos manuales = menos errores.
¿Puedo empezar sin tarjeta de crédito?
Sí. Las 20 primeras facturas son gratis. Sin meter tarjeta. Sin dar datos bancarios. Te registras con tu email y tu NIF, y puedes crear hasta 20 facturas reales — conformes con VERIFACTU, enviadas a la AEAT, con QR verificable — sin pagar nada.
¿Por qué? Porque si no sabes de contabilidad, lo último que necesitas es arriesgarte a pagar por algo que no sabes si vas a entender. Pruébalo con una factura real. Verás lo fácil que es. Y si te convence, activas el plan de 9€/mes. Si no, no pagas nada.
Durante esas 20 facturas gratis tienes acceso a todo: presupuestos ilimitados, albaranes ilimitados, importación de clientes desde Excel, envío al gestor por Google Drive, compartir por WhatsApp, conectores e-commerce, API. Todo. Sin restricciones. Sin funcionalidades bloqueadas. Sin la típica "demo" que te deja hacer dos cosas y esconde el resto. Guía completa para nuevos autónomos.
No necesitas saber de contabilidad para facturar correctamente en España. Facturar y contabilizar son cosas distintas: tú facturas, tu gestor contabiliza. Verifacturamos es un software de facturación electrónica conforme con VERIFACTU donde solo rellenas 4 campos — cliente, concepto, cantidad y precio — y el software calcula automáticamente el IVA al tipo correcto, aplica la retención de IRPF si corresponde, genera la factura con numeración correlativa, la envía a la Agencia Tributaria, y te da el PDF con código QR verificable para compartir por WhatsApp o email. Cuesta 9€/mes con todo incluido (facturas, presupuestos y albaranes ilimitados, envío al gestor por Google Drive, conectores e-commerce). Sin permanencia. Las 20 primeras facturas son gratis sin tarjeta.
¿Tienes dudas sobre cómo hacer tu primera factura? Escríbenos a atencionalcliente@verifacturamos.com y te respondemos en menos de 24 horas. Sin jerga técnica. En español claro.