Me acabo de dar de alta como autónomo. Soy desarrollador web y tengo tres clientes: una startup española (SL), un particular que quiere una web para su negocio, y una agencia de marketing en Alemania. ¿La factura es igual para los tres? ¿A todos les cobro IVA? ¿A todos les pongo retención? Y ahora con lo de VERIFACTU, ¿necesito software especial?
IVA del 21%: la regla general para freelancers
La inmensa mayoría de servicios freelance tributan al IVA general del 21%. Programación, diseño gráfico, diseño web, consultoría, marketing digital, redacción de contenidos, traducción, community management, SEO, publicidad, fotografía comercial, formación no reglada, asesoría — todo al 21%.
Solo hay excepciones para actividades muy específicas: profesionales sanitarios (médicos, psicólogos, fisioterapeutas) están exentos de IVA, artistas y escritores pueden estar exentos cuando cobran en derechos de autor, y la enseñanza reglada por centros autorizados también está exenta. Si tu actividad freelance es una de las anteriores, consulta la guía específica de tu sector. Para el resto — que es la mayoría — el IVA es el 21%.
Usa nuestra calculadora de IVA para calcular el IVA de tus facturas al instante.
Retención de IRPF: cuándo sí y cuándo no
La retención de IRPF es, junto con el IVA, el concepto que más confusión genera entre los freelancers nuevos. La regla es simple una vez que la entiendes:
Facturas a empresas o profesionales españoles: aplicas retención del 15% sobre tu base imponible. Tu cliente te paga el total menos la retención. La retención la ingresa el cliente a Hacienda en tu nombre (modelo 111 trimestral). Tú la recuperas al hacer tu declaración de la renta — no es un gasto, es un adelanto de tu IRPF.
Facturas a particulares: NO aplicas retención. Los particulares no están obligados a retener. Cobras el total (base + IVA). A cambio, presentas el modelo 130 trimestralmente (pago fraccionado del IRPF — el 20% de tu beneficio neto del trimestre).
Facturas a clientes extranjeros: NO aplicas retención de IRPF española. Los clientes extranjeros no están sujetos al sistema tributario español. El IRPF se gestiona a través del modelo 130.
Primeros tres años: durante el año de alta y los dos siguientes, la retención es del 7% en lugar del 15%. Esto mejora mucho tu liquidez cuando empiezas. Asegúrate de comunicar a tus clientes que aplicas la retención reducida.
Si más del 70% de tus ingresos del año anterior procedieron de facturas con retención (facturas a empresas), estás exento de presentar el modelo 130. Si facturas mayoritariamente a particulares o clientes extranjeros, sí lo presentas. El primer año, como no tienes datos del año anterior, presume que lo presentarás. Más en declaración trimestral de autónomos.
Facturar a clientes en el extranjero
Los freelancers españoles trabajan cada vez más para clientes fuera de España. La facturación internacional tiene reglas diferentes según dónde esté el cliente:
Cliente empresa en la UE (B2B intracomunitario)
Si tu cliente es una empresa con sede en un país de la UE y tiene un NIF-IVA (VAT number) válido, facturas sin IVA. La operación se rige por la inversión del sujeto pasivo (art. 84 LIVA): tú no cobras IVA, y el cliente declara el IVA en su país. En la factura, incluyes el texto: «Operación sujeta a inversión del sujeto pasivo — art. 196 Directiva 2006/112/CE». Debes darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y presentar el modelo 349 con las operaciones intracomunitarias del trimestre. Más en facturación intracomunitaria.
Cliente empresa fuera de la UE
Si tu cliente está en EE.UU., Reino Unido, Latinoamérica, Asia, o cualquier país fuera de la UE, facturas sin IVA. Los servicios prestados a empresas fuera del territorio de aplicación del IVA están no sujetos. Incluyes en la factura: «Servicio no sujeto a IVA — arts. 69 y 70 Ley 37/1992». No necesitas modelo 349 para clientes fuera de la UE.
Cliente particular en la UE o fuera
Si tu cliente es un particular (no empresa) dentro de la UE, facturas con IVA español al 21% (regla general para servicios B2C). Si el particular está fuera de la UE, la regla varía según el tipo de servicio — para servicios electrónicos, se aplica el IVA del país del consumidor (ventanilla única OSS). Para servicios no electrónicos, se aplica la regla general. Consulta con tu gestor.
Antes de emitir una factura sin IVA a un cliente intracomunitario, verifica su NIF-IVA en el sistema VIES de la Comisión Europea (ec.europa.eu/vies). Si el NIF no es válido, debes cobrar IVA español al 21%. Verifacturamos verifica el NIF-IVA automáticamente cuando seleccionas «Cliente intracomunitario».
7 escenarios reales de facturación freelance
Escenario 1: Desarrollador web que factura a una startup española (SL)
Has desarrollado una web para una startup. Honorarios: 4.000 €. El cliente es una SL. Factura: base 4.000 + IVA 21% (840) − IRPF 15% (600) = cobras 4.240 €. La startup ingresa 600 € de retención a Hacienda. Tú declaras el IVA (840 €) en tu modelo 303. Si estás en tu primer año, la retención es del 7% (280 €) y cobras 4.560 €.
Escenario 2: Diseñador gráfico que factura a un particular
Un restaurante (autónomo, persona física) te contrata para diseñar su carta. Honorarios: 500 €. El cliente es un particular a efectos de retención. Factura: base 500 + IVA 105 = total 605 €. Sin retención. Tú presentas el modelo 130 trimestralmente con estos ingresos. Si el restaurante fuera una SL, llevaría retención del 15%.
Escenario 3: Consultor que factura a una empresa en Alemania
Una empresa alemana (GmbH) te contrata para consultoría de marketing. Verificas su NIF-IVA en VIES: válido. Factura: base 3.000 € + IVA: no sujeto (inversión del sujeto pasivo, art. 196 Directiva 2006/112/CE). Sin retención. Total: 3.000 €. Incluyes la operación en tu modelo 349 trimestral.
Escenario 4: Copywriter que factura a una agencia en EE.UU.
Una agencia de contenidos en Nueva York te encarga 10 artículos. Honorarios: 2.000 €. El cliente está fuera de la UE. Factura: base 2.000 € + IVA: no sujeto (arts. 69-70 LIVA, servicio fuera del territorio de aplicación). Sin retención. Total: 2.000 €. No necesitas modelo 349 para clientes fuera de la UE. Si te pagan en USD, la factura puede indicar el importe en EUR al tipo de cambio del día.
Escenario 5: Community manager con retainer mensual
Una tienda online (SL) te paga 800 €/mes por gestionar sus redes sociales. Facturación recurrente. Cada mes: base 800 + IVA 168 − IRPF 120 = cobras 848 €. En Verifacturamos, configuras facturación recurrente y la factura se genera automáticamente el día 1 de cada mes con VERIFACTU.
Escenario 6: Traductor freelance en su primer año de actividad
Te acabas de dar de alta. Traduces un manual técnico para una editorial (SL). Honorarios: 1.500 €. Al ser tu primer año, aplicas retención del 7%. Factura: base 1.500 + IVA 315 − IRPF 7% (105) = cobras 1.710 €. Comparado con el 15%, cobras 120 € más. La retención reducida aplica durante todo el año de alta y los dos siguientes.
Escenario 7: Freelance que cobra por Bizum o PayPal
Un cliente te paga 300 € por Bizum por un logo. Aunque el pago sea por Bizum, necesitas emitir factura igualmente. El medio de pago no exime de la obligación de facturar. Factura: base 300 + IVA 63 = 363 €. Si no emites factura, estás incurriendo en una infracción tributaria. Más en cómo facturar cobros por Bizum y transferencia.
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Empezar a facturar → 9 €/mes · 20 facturas gratis · Sin tarjeta · Sin permanenciaLos 7 errores más comunes al facturar como freelance
1. No emitir factura. Cobras por Bizum, PayPal o transferencia y no emites factura. Es una infracción tributaria. Todo ingreso profesional necesita factura. La AEAT cruza datos bancarios — si detectan ingresos sin facturas, habrá un requerimiento.
2. Olvidar la retención de IRPF. Facturas a una empresa y no pones retención del 15%. La empresa te lo pedirá después, o peor — la AEAT lo detectará en la renta. Comprueba siempre si tu cliente es empresa o particular.
3. Cobrar IVA a un cliente intracomunitario. Tu cliente en Francia tiene NIF-IVA válido pero le cobras IVA al 21%. El cliente pagará más de lo que debe y tú repercutirás un IVA que no corresponde. Verifica en VIES y factura sin IVA con inversión del sujeto pasivo.
4. Saltarse la numeración correlativa. Las facturas deben tener numeración consecutiva sin saltos: VF-001, VF-002, VF-003. Si saltas del VF-005 al VF-007, Hacienda puede sospechar que la VF-006 existió y se ocultó. Verifacturamos asigna números automáticamente — nunca se salta ninguno.
5. Usar Excel o Word para facturar. Desde 2027, las facturas emitidas con software deben cumplir VERIFACTU (código QR, hash, envío a la AEAT). Excel y Word no pueden cumplir estos requisitos. La sanción es de hasta 50.000 € por año. Por qué Excel ya no sirve.
6. No separar IVA repercutido e IVA soportado. Algunos freelancers guardan las facturas de gastos pero no deducen el IVA soportado en el modelo 303. Estás dejando dinero sobre la mesa. Todo el IVA de tus gastos profesionales (software, equipo, coworking, formación) es deducible.
7. No guardar las facturas de gastos. Hacienda puede pedir justificantes hasta 4 años después. Si no tienes la factura del portátil, el software o el viaje, no puedes deducir el gasto. Conserva todo en digital — Verifacturamos sincroniza con Google Drive.
Los 7 errores más comunes al facturar como freelance
1. No emitir factura. Cobras por Bizum, PayPal o transferencia y no emites factura. Es una infracción tributaria. Todo ingreso profesional necesita factura. La AEAT cruza datos bancarios — si detectan ingresos sin facturas, habrá un requerimiento.
2. Olvidar la retención de IRPF. Facturas a una empresa y no pones retención del 15%. La empresa te lo pedirá después, o peor — la AEAT lo detectará en la renta. Comprueba siempre si tu cliente es empresa o particular.
3. Cobrar IVA a un cliente intracomunitario. Tu cliente en Francia tiene NIF-IVA válido pero le cobras IVA al 21%. El cliente pagará más de lo que debe y tú repercutirás un IVA que no corresponde. Verifica en VIES y factura sin IVA con inversión del sujeto pasivo.
4. Saltarse la numeración correlativa. Las facturas deben tener numeración consecutiva sin saltos: VF-001, VF-002, VF-003. Si saltas del VF-005 al VF-007, Hacienda puede sospechar que la VF-006 existió y se ocultó. Verifacturamos asigna números automáticamente — nunca se salta ninguno.
5. Usar Excel o Word para facturar. Desde 2027, las facturas emitidas con software deben cumplir VERIFACTU (código QR, hash, envío a la AEAT). Excel y Word no pueden cumplir estos requisitos. La sanción es de hasta 50.000 € por año. Por qué Excel ya no sirve.
6. No separar IVA repercutido e IVA soportado. Algunos freelancers guardan las facturas de gastos pero no deducen el IVA soportado en el modelo 303. Estás dejando dinero sobre la mesa. Todo el IVA de tus gastos profesionales (software, equipo, coworking, formación) es deducible.
7. No guardar las facturas de gastos. Hacienda puede pedir justificantes hasta 4 años después. Si no tienes la factura del portátil, el software o el viaje, no puedes deducir el gasto. Conserva todo en digital — Verifacturamos sincroniza con Google Drive.
Obligaciones fiscales del freelance: checklist completa
Si acabas de darte de alta como autónomo o llevas poco tiempo, esta es la lista completa de tus obligaciones fiscales. Es más sencillo de lo que parece una vez que lo entiendes:
Al darte de alta: alta en Hacienda con el modelo 036 o 037 (declaración censal) — indicas tu actividad, tu epígrafe del IAE, y tu régimen de IVA e IRPF. Alta en la Seguridad Social como autónomo (RETA) — ya puedes usar la calculadora de cuota para saber cuánto pagas según tus ingresos estimados. Ambos trámites se hacen online.
Cada trimestre (20 de abril, julio, octubre; 30 de enero): modelo 303 (IVA) — declaras el IVA repercutido en tus facturas y restas el IVA soportado de tus gastos. Si el resultado es positivo, lo ingresas a Hacienda. Si es negativo, lo compensas en trimestres siguientes. Modelo 130 (IRPF) — si no estás exento por tener más del 70% de facturación con retención. Pagas el 20% de tu beneficio neto del trimestre como adelanto de la renta.
Cada año: modelo 390 (resumen anual IVA, enero). Modelo 347 (operaciones con terceros > 3.005,06 €, febrero). Declaración de la renta (IRPF anual, abril-junio) — incluyes todos tus ingresos profesionales y personales, deduces todos los gastos profesionales, y el resultado es tu cuota de IRPF. Las retenciones que tus clientes han ingresado durante el año se restan de esa cuota.
Cada mes: cuota de autónomos (Seguridad Social). Se calcula según tus rendimientos netos reales desde 2023 (sistema de cotización por ingresos reales). Rango 2026: 205,88 € – 607,35 €/mes.
Verifacturamos genera automáticamente los informes del modelo 303 con el IVA repercutido y te permite adjuntar facturas de gastos para que tu gestor tenga todo lo necesario. Tu gestor recibe toda la documentación en Google Drive sin que tengas que enviar nada manualmente.
Tu primera factura freelance paso a paso en Verifacturamos
Paso 1 — Regístrate: crea tu cuenta en Verifacturamos. Introduce tu nombre, NIF, dirección, y epígrafe del IAE. Configura tu serie de facturación y sube tu logo. 2 minutos.
Paso 2 — Crea tu primer cliente: introduce los datos del cliente (nombre/razón social, NIF/CIF, dirección). Selecciona si es empresa española, particular, o cliente intracomunitario/extranjero. El sistema aplica las reglas de IVA e IRPF automáticamente según el tipo de cliente.
Paso 3 — Crea la factura: añade el servicio (descripción, cantidad, precio unitario). Verifacturamos calcula el IVA (21% o 0% según el tipo de cliente), la retención de IRPF (15%, 7% o 0%), y el total. Revisa y pulsa «Emitir».
Paso 4 — VERIFACTU automático: la factura se genera como PDF con código QR verificable, hash encadenado, y se envía a la AEAT en tiempo real. Listo. No haces nada especial — VERIFACTU es transparente.
Paso 5 — Envía al cliente: envía la factura por email o WhatsApp directamente desde Verifacturamos. El cliente recibe un PDF profesional con todos los datos fiscales.
Paso 6 — Modelo 303: al final del trimestre, Verifacturamos genera el informe del Modelo 303 automáticamente. Tu gestor solo traslada los datos al modelo oficial. Más sobre cómo rellenar el modelo 303.
Gastos deducibles para freelancers
Como freelance, puedes deducir todos los gastos necesarios para tu actividad profesional. Los más habituales:
Tecnología: ordenador, monitor, tablet, smartphone (50-100% según uso profesional), impresora, webcam, micrófono. Equipos de más de 300 € se amortizan. Software: Adobe Creative Cloud, Figma, Slack, Notion, herramientas SEO, hosting, dominios, suscripciones SaaS. Coworking o alquiler de oficina: 100% deducible. Si trabajas desde casa, puedes deducir el 30% de los suministros (luz, agua, internet) proporcionalmente a los metros dedicados a la actividad.
Formación: cursos, bootcamps, libros técnicos, conferencias, congresos. Transporte: desplazamientos a clientes, billetes de tren/avión, kilometraje a 0,26 €/km. Seguro de responsabilidad civil. Cuota de autónomos: usa la calculadora 2026. Facturación: Verifacturamos 9 €/mes (deducible). Gestoría.
El IVA soportado de todos estos gastos se deduce en tu modelo 303. El gasto neto se deduce en tu IRPF. Más en gastos deducibles IRPF y gastos deducibles IVA.
VERIFACTU: obligatorio desde 2027
A partir de julio de 2027, todas las facturas que emitas con software necesitan VERIFACTU: código QR, hash encadenado, envío a la AEAT. No importa si eres programador, diseñador o consultor — VERIFACTU aplica a todos los autónomos. Verifacturamos cumple desde hoy. Cómo saber si tu software cumple.
Guías específicas por profesión
Si tu actividad freelance tiene particularidades fiscales específicas, consulta la guía de tu sector:
Abogados — suplidos sin IVA, turno de oficio, provisiones de fondos. Médicos y dentistas — exentos de IVA, casilla 83. Arquitectos e ingenieros — facturación por fases, certificados energéticos. Electricistas y fontaneros — IVA 10% en reformas de vivienda. Fotógrafos — derechos de autor, reducción IRPF 30%.
Tu facturación freelance resuelta desde el primer día.
Verifacturamos gestiona todo: IVA automático según tipo de cliente (español, UE, fuera UE), retención de IRPF, código QR VERIFACTU, envío a la AEAT, modelo 303, y sincronización con tu gestor por Google Drive. Presupuestos y facturas por WhatsApp. Clientes ilimitados. Facturas ilimitadas.
Empezar gratis → 9 €/mes · 20 facturas gratis · Sin tarjeta · Sin permanenciaLos freelancers en España facturan al IVA 21% para la mayoría de servicios. Retención de IRPF del 15% (7% los tres primeros años) cuando facturas a empresas españolas; sin retención a particulares y clientes extranjeros. Clientes en la UE con NIF-IVA válido: sin IVA (inversión del sujeto pasivo). Clientes fuera de la UE: sin IVA. Los errores más comunes son no emitir factura, olvidar la retención, y cobrar IVA a intracomunitarios. Desde julio de 2027, VERIFACTU es obligatorio: cada factura necesita código QR y envío a la AEAT. Verifacturamos automatiza todo — IVA según tipo de cliente, retención, VERIFACTU, modelo 303 — por 9 €/mes con 20 facturas gratis.
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